Como compartilhar a mesa no trabalho de forma correta

O compartilhamento de mesa não é mais apenas um conceito para as empresas de tecnologia do Vale do Silício. Empresas alemãs conhecidas como Lufthansa, Siemens ou ADAC agora estão usando as vantagens do compartilhamento de mesa para si mesmas. Philipp Riedel, diretor administrativo da AVANTGARDE Experts, conta em uma entrevista como está introduzindo este conceito de escritório moderno em áreas selecionadas da nova sede “Kap West” em Munique. 

A seguir, você descobrirá o que exatamente distingue o compartilhamento de mesa, quais as vantagens e desvantagens que existem, bem como regras tangíveis para implementação em sua empresa.

DEFINIÇÃO: O QUE É COMPARTILHAMENTO DE MESA?

O compartilhamento de mesa, também conhecido como “mesa compartilhada”, “escritório flexível” ou “escritório móvel”, é uma forma de organização na qual os funcionários têm a liberdade de escolher seu local de trabalho no dia a dia. As empresas esperam não apenas mais flexibilidade em sua própria organização, mas também economia de custos : porque os locais de trabalho devem ser ocupados de maneira ideal e o espaço não utilizado deve ser melhor utilizado.

Este conceito é derivado do denominado beliche quente dosmarinheiros em alto mar: Como o número de camas disponíveis não correspondia ao número de marinheiros, eles dividiam as camas, cada um usando uma que atualmente era gratuita. Hoje, no entanto, o conceito de compartilhamento de mesa se tornou conhecido e popular, especialmente por meio de gigantes da tecnologia do Vale do Silício , como Google e Facebook.

EMPRESAS QUE DEPENDEM DO COMPARTILHAMENTO DE MESA

Já não são apenas as jovens start-ups ou empresas ágeis de tecnologia que dependem do compartilhamento de mesa: o compartilhamento de mesa também é parte integrante do trabalho diário em algumas empresas alemãs conhecidas . As seguintes empresas, por exemplo, contam com a livre escolha de assentos:

  • Lufthansa: Como relata a FAZ , a Lufthansa tem usado o conceito de compartilhamento de mesa em sua sede em Frankfurt desde 2016. Para o CEO da Lufthansa, Carsten Spohr, esta é apenas uma das muitas medidas para usar os espaços de trabalho com mais eficiência e implementar um conceito abrangente chamado “Novo Espaço de Trabalho”. 
  • Siemens: Também no chamado escritório da Siemens em Munique, os funcionários precisam encontrar um lugar vago pela manhã e deixá-lo limpo à noite. A ideia por trás disso, de acordo com Janina Kugel , a gerente de RH na época da introdução: Todos deveriam praticar a autodeterminação por meio do compartilhamento da mesa e, assim, ficar mais felizes e, portanto, mais produtivos.
  • ADAC: Por último, mas não menos importante, o compartilhamento de desktops também chegou aos escritórios do ADAC em Munique. Ao criar o seu próprio conceito de escritório, a associação automóvel procura ir ao encontro dos requisitos das respetivas funções no grupo: “Existem locais de trabalho diferentes para diferentes atividades”, afirma Martin Fischer , Responsável de Marketing de Pessoal e Comunicação Interna. “Nossos funcionários devem ser capazes de trabalhar da forma mais flexível possível, mas não precisam.”

PHILIPP RIEDEL SOBRE COMPARTILHAMENTO DE MESA NA AVANTGARDE EXPERTS

Em uma entrevista, nosso diretor Philipp dá a você uma visão empolgante de como é organizado o compartilhamento de mesa na AVANTGARDE Experts na nova sede em Munique.

O jovem empresário de sucesso e diretor administrativo da AVANTGARDE Experts alinha diariamente a estratégia corporativa e suas ações com o futuro. Em particular, uma cultura corporativa que promove a inovação com uma gestão de pessoal moderna que se concentra no funcionário individual e uma organização de vendas sustentável constituem os elementos centrais de seu trabalho empresarial. Como co-designer pró-ativo do mundo do trabalho de amanhã, ele gostaria de surpreender seus funcionários com um novo escritório e, assim, definir o caminho para uma cooperação de sucesso.

Especialistas da AVANTGARDE: Até que ponto o compartilhamento de mesa desempenha um papel no seu novo conceito de escritório?

Philipp Riedel: Há alguns anos, o compartilhamento de mesa era uma tendência real e muitas empresas “testaram” esse conceito. No início do nosso planejamento, consideramos se íamos introduzir o conceito em todos os departamentos, mas rapidamente descartamos a ideia, pois as desvantagens claramente superam as desvantagens. Iremos, portanto, assumir uma forma reduzida.

Especialistas da AVANTGARDE: Quais são as desvantagens do compartilhamento de mesa?

Philipp Riedel: A experiência de muitas empresas mostra que os funcionários não se sentem mais “em casa” com o compartilhamento da mesa e que a lealdade também diminui. Além disso, o esforço é maior para que os colaboradores sempre busquem um local de trabalho e o configurem adequadamente. Este conceito também não promove a produtividade.

Especialistas da AVANTGARDE: Quais as vantagens que o levaram a decidir implementar o conceito de forma reduzida?

Uma vantagem frequentemente mencionada de muitas empresas é que o compartilhamento de mesa pode economizar locais de trabalho: Dependendo do departamento, entre 25-50% dos locais de trabalho estão sempre vagos porque os colegas estão em reunião, no escritório em casa ou de férias. Não importa para nós – é muito mais importante para nós que o compartilhamento de mesa rompa o pensamento hierárquico e permita um trabalho flexível.

Especialistas da AVANTGARDE: Como exatamente você integrou o conceito em uma versão mais fraca em seus escritórios?

Philipp Riedel: Em princípio, cada funcionário tem seu emprego permanente conosco. Tomamos uma decisão consciente contra elevar as mesas nessas estações de trabalho e, em vez disso, planejamos várias “ilhas de mesa” como uma variante da mesa alta, mas não são atribuídas de forma permanente: cada funcionário pode levar regularmente seu laptop com eles e alternar temporariamente para uma mesa alta. 

Lá, você pode trabalhar junto com diferentes membros da equipe ou apenas trabalhar em pé. Isso é bom para as suas costas e, ao mesmo tempo, mais uma oportunidade de trocar ideias e se reunir com colegas com os quais você não se senta o dia todo.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DO COMPARTILHAMENTO DE MESA

Não é à toa que uma grande variedade de empresas, de jovens start-ups a corporações globais, dependem do compartilhamento de mesa. E, no entanto, o conceito não só tem vantagens, mas também algumas desvantagens que você deve saber antes de decidir a favor ou contra o conceito.

BENEFÍCIOS DO COMPARTILHAMENTO DE MESA

  • Economize espaço e custos: com o compartilhamento de mesa, as empresas podem economizar custos, porque os funcionários procuram emprego todos os dias e realmente usam os locais de trabalho existentes. As áreas vazias que acumulam poeira devido às posições vagas são evitadas e podem ser utilizadas para outros fins. Além disso, as empresas não correm o risco de alugar um espaço de escritório muito grande, que então não pode ser usado de forma significativa. Você também pode economizar custos dessa forma.
  • Flexibilidade e criatividade: o compartilhamento de mesa é ideal para métodos de trabalho ágeis e permite que os funcionários usem as estações de trabalho com flexibilidade e conforme necessário. O intercâmbio estimulado e o movimento que chega à empresa refletem-se de maneira ideal na criatividade e a promovem por meio de novas influências que os funcionários encontram todos os dias.
  • Troca, empatia e fluxo de informações: quem muda de emprego todos os dias está, naturalmente, em contato com mais pessoas do que com o pessoal permanente. O fato de você conversar mais com colegas de outros departamentos e conhecer seus métodos de trabalho, desafios e necessidades pode ser uma contribuição positiva que o compartilhamento de mesa pode dar.
  • Satisfação do funcionário: a organização do escritório que atende às necessidades e requisitos de uma ampla variedade de tarefas pode ter uma grande influência na satisfação no próprio local de trabalho. Para garantir que as instalações estejam realmente alinhadas de forma otimizada com os processos de trabalho e que todos possam usá-las de acordo, o compartilhamento de mesa é definitivamente uma possibilidade que você pode considerar.
  • Marca e imagem do empregador: muitas pessoas associam o compartilhamento da mesa com agilidade e um ambiente de trabalho moderno. O compartilhamento de mesa também pode dar uma contribuição positiva para o aprimoramento da imagem da sua própria marca.

DESVANTAGENS DO COMPARTILHAMENTO DE MESA

  • Organização de trabalho demorada e menor produtividade:procurar um espaço de trabalho livre novamente todas as manhãs, após cada reunião e após cada pausa para o almoço, desempacotar o laptop novamente, religar a fiação e configurar o espaço e a cadeira de mesa de maneira adequada pode definitivamente custar tempo. Todo o procedimento é duplicado assim que a mesa tiver que ser limpa novamente. Não é surpreendente que a produtividade possa diminuir aqui.
  • Estresse e inquietação interior: envolver-se em uma nova estrutura de escritório todos os dias e encontrar um lugar onde você possa trabalhar sem problemas pode se tornar um fator de estresse se os funcionários perceberem que isso é um incômodo. Coordenar e discutir uma possível introdução com seus próprios funcionários e uma fase de teste são, portanto, uma obrigação clara em termos de gerenciamento de mudança .
  • Personalidades introvertidas podem ter a palha curta: nem todo funcionário gosta de mudar seu ambiente de trabalho todos os dias. E nem todo funcionário acha fácil trocar ideias com uma ampla variedade de pessoas na empresa. Portanto, a suposta vantagem de mais empatia e troca também pode se tornar um fator perturbador para colegas mais introvertidos.
  • A coesão da equipe pode diminuir: enquanto o compartilhamento de mesa promove a troca entre departamentos, o espírito de equipe pode diminuir comoresultado. É por isso que é particularmente importante, com a partilha de secretária, estar atento à dinâmica da sua própria equipa e, se necessário, melhorar o ambiente de trabalho na equipa com medidas adequadas .

O COMPARTILHAMENTO DE MESA FAZ SENTIDO PARA MINHA EMPRESA?

O compartilhamento de mesa geralmente vale a pena para sua empresa se:

  • Os funcionários trabalham com flexibilidade : caso contrário, não há necessidade de implementar o compartilhamento de mesa.
  • há muitos funcionários que trabalham fora de casa , por exemplo, nas instalações dos clientes ou no campo: caso contrário, seus locais de trabalho estariam vazios.

Se esses requisitos se aplicarem, o compartilhamento de mesa geralmente é adequado para sua empresa.

Mas atenção: Independentemente do resultado, a decisão de implementar o desk sharing em sua empresa deve ser sempre feita em consulta com seus funcionários e, se necessário, com o conselho de trabalhadores. Caso contrário, você corre o risco de seus funcionários se sentirem ignorados e sua motivação para trabalhar diminuir. No pior dos casos, você percebe tarde demais que o modelo pode não ser prático para os requisitos da empresa. Portanto, é melhor conversar com seus funcionários desde o início! Uma decisão judicial do Tribunal do Trabalho de Frankfurt estipula que o conselho de trabalhadores deve estar envolvido em tais casos.

IMPLEMENTAR COMPARTILHAMENTO DE MESA: REGRAS E SOFTWARE PARA SUA EQUIPE

A seguir, revelaremos dicas úteis com as quais você pode implementar o desk sharing em sua empresa.

Questões organizacionais e regras para compartilhamento de mesa: 7 dicas

Se você deseja implementar o compartilhamento de mesa em sua empresa, deve considerar os seguintes pontos para que o compartilhamento de mesa em seu escritório funcione sem problemas:

1. Equipe todas as mesas de forma idêntica: Para que todos possam trabalhar em qualquer lugar sem problemas, cada estação de trabalho deve ter uma docking station, uma tela e um teclado externo. Assim, cada funcionário pode conectar facilmente seu próprio laptop e começar a trabalhar imediatamente.

2. Crie espaço para assuntos privados: Não é incomum que itens privados estejam em seu próprio local de trabalho. Para que o compartilhamento de mesa funcione, você deve oferecer aos seus funcionários espaço de armazenamento para que eles possam guardar seus pertences privados sem atrapalhar outras pessoas. Estes podem ser contêineres ou armários. Porque as mesas são limpas antes do final do dia de trabalho é uma base crucial para o compartilhamento da mesa.

3. Ofereça aos seus funcionários mesas e cadeiras ajustáveis ​​em altura: Para poder trabalhar permanentemente sem prejudicar a saúde, são necessárias mesas e cadeiras que seus funcionários ou colegas possam ajustar à sua própria altura. Portanto, é ideal não só oferecer móveis com altura ajustável, mas também chamar um oficial de segurança que treina a equipe uma vez por ano.

4. Introduzir uma política de mesa limpa: Ninguém quer encontrar canecas de café usadas ou documentos que foram deixados em um local de trabalho vazio. Portanto, o que se aplica à cozinha também se aplica à mesa de trabalho: você a deixa como gostaria de encontrá-la.

5. Obtenha fones de ouvido e software de telefone apropriado para todos os funcionários: A higiene é uma questão importante no local de trabalho. Usar o telefone manchado de maquiagem do colega que anteriormente estava sentado no respectivo local de trabalho não o deixa necessariamente feliz. É por isso que é ideal que cada funcionário tenha seu próprio fone de ouvido, que pode levar consigo para qualquer local de trabalho e usar. Isso também significa que seus funcionários dependem menos das estações de carregamento fixas para os telefones. Além disso, é claro, você deve fornecer a eles o software apropriado.

6. Observe a proteção de dados: os dados confidenciais não foram protegidos apenas desde que o GDPR entrou em vigor. Portanto, é melhor garantir que seus funcionários tenham a oportunidade de lidar com informações particularmente importantes e confidenciais de acordo. Para pessoas como consultores jurídicos ou especialistas jurídicos na empresa, você pode considerar fornecer uma sala com chave para documentos arquivados ou abrir uma exceção para o compartilhamento de mesa. É melhor discutir com os envolvidos quais medidas fazem mais sentido em tais casos.

7. Promova a auto-organização: Organizar- se de novo a cada dia naturalmente também requer uma certa quantidade de auto-organização. A introdução do compartilhamento de mesa pode ser uma boa oportunidade para abordar esse tópico em sua empresa e treinar seus funcionários sobre ele. Não apenas seus funcionários se beneficiam disso a longo prazo, mas também sua empresa.

Software que pode ajudá-lo a compartilhar a mesa

A fim de implementar o compartilhamento de mesa de maneira ideal, agora existem algumas soluções de software que as empresas podem usar, por exemplo, as três seguintes:

  • vysoft DSM : O software compatível com MS Sharepoint torna possível reservar estações de trabalho, usar salas de forma eficiente e encontrar colegas no escritório. Ele cria mais transparência e evita a frustração, dando aos funcionários uma visão geral dos vários locais de trabalho e sua ocupação. Uma função de pesquisa e filtro, bem como avaliações de utilização e distribuição completam o pacote de serviços.
  • Condeco : este software permite que os funcionários reservem locais de trabalho, procurem colegas no prédio e gerenciem suas próprias reservas. O software diferencia entre locais flexíveis, fixos e reserváveis, permitindo assim gerir e utilizar diferentes tipos de postos de trabalho, consoante as necessidades. A duração da reserva também pode ser adaptada às necessidades individuais.
  • OfficeSpace : OfficeSpace se descreve como um mecanismo de busca para locais de trabalho, mas também oferece funções adicionais no assunto de gerenciamento de quartos, reserva de quartos, avaliações baseadas em dados e suporte correspondente. Este provedor é particularmente adequado para estruturas de trabalho complexas.

FIQUE COMPETITIVO!

Independentemente de se tratar de compartilhamento de mesa, conceitos de escritório modernos ou mobiliário de escritório certo: Se você deseja permanecer competitivo, você deve encontrar as formas de trabalho certas para sua empresa. Porque os funcionários estão se tornando cada vez mais exigentes e oferecer-lhes um ambiente de trabalho que atenda aos requisitos do trabalho é mais importante do que nunca.

Se você está atualmente procurando por novos talentos e pessoas inteligentes que complementem sua empresa da maneira ideal, então saiba mais sobre nossos serviços para empresas : Nós o apoiamos em sua busca pela combinação perfeita para sua equipe de A a Z. Seus desejos e necessidades individuais são sempre nossa referência.

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